Chuyển chứng từ: chỉ dữ liệu
- Word và PDF không đi đường nữa. Chúng dựng ra được từ dữ liệu, nên cõng qua mạng là trả tiền hai lần cho cùng một nội dung. Máy nhận tự dựng file của riêng nó — đúng mẫu, đúng phông của máy đó, và mẫu in đổi thì file đổi theo.
- Ảnh chỉ đi một lần cho mỗi người. Mỗi tấm mang mã băm SHA-256; máy gửi giữ sổ "đã gửi mã này cho ai", lần sau chỉ kê mã. Máy nhận đối chiếu mã với kho ảnh của mình, có rồi thì dùng lại — kể cả tấm đó đến từ tờ giấy khác.
- Một tệp cho nhiều tờ giấy: cùng nội dung thì trên đĩa chỉ giữ một bản, các tờ cùng trỏ vào.
- Phiếu tiếp nhận 4 ảnh (~6 MB) gửi đi rồi nhận về sau khi ký: lượt về chỉ còn vài KB.
- Thiếu ảnh (máy mới cài, đã xoá) thì tờ giấy vẫn mở và đọc được bình thường; lịch sử ghi rõ thiếu mấy tấm để nhờ gửi lại.
> Hai bên cùng từ bản này trở lên thì nhẹ nhất. Máy bên kia còn bản cũ vẫn nhận đủ dữ liệu, chỉ là phải chạm "Tạo lại file" một lần.
Không duyệt: nói được lý do trong ba giây
- Mẫu lý do soạn sẵn theo từng loại giấy tờ — tiếp nhận thì "chưa đủ ảnh hiện trạng", đề xuất thì "vượt ngân sách đã duyệt", hợp đồng thì "điều khoản thanh toán chưa ổn"… Chạm một cái là xong, sửa thêm cũng được.
- Ghi xong, app mời gửi trả thẳng người lập để họ biết mà sửa, không để tờ giấy nằm chờ ai nhớ ra.