Tờ giấy tự chỉ đường
Người thứ ba trong dây phê duyệt ký xong rồi ngồi nhìn màn hình: gửi tiếp cho ai? Gửi ngược lại người vừa gửi cho mình? Hay xong rồi? Trước đây app không nói, nên mỗi người đoán một kiểu và tờ giấy nằm lại trong máy ai đó.
Nay trang chứng từ có một dải chỉ thẳng bước kế tiếp, kèm nút bấm:
- *Tới lượt bạn ký · Người đề xuất*
- *Gửi Tiểu Cường duyệt* — phần của bạn xong rồi
- *Gửi lại Bảo Cường* — đã đủ chữ ký, người lập cần bản này để chốt file và gửi khách
- *Chọn ai giữ vai người phê duyệt* — chưa chọn thì chưa gửi đi đâu được
- *Đang ở máy Tiểu Cường* — đã gửi, đang chờ
Dây đi một chiều từ dưới lên, người cuối gửi lại người đầu. Không có máy chủ nào giữ trạng thái chung: chính tờ giấy biết nó đang ở đâu.
Từ chối thì trả thẳng người lập
Giám đốc không duyệt một tờ trình đã qua tay trưởng bộ phận? Hồ sơ về thẳng người lập. Người ở giữa không có việc gì để làm với một hồ sơ đã bị trả, và đi vòng qua họ là mỗi chặng chậm thêm một lượt chờ người ta mở app.
Sửa được lúc nào
Cửa sổ sửa là khoảng thời gian tờ giấy nằm trong tay bạn mà bạn chưa ký. Trong khoảng đó, thêm bớt gì cũng được — bổ sung ảnh, sửa dòng hàng, ghi thêm tình trạng.
- Ký xong là bước của bạn đã qua. Người sau ký lên đúng bản bạn đã ký, không phải một bản bạn sửa sau lưng họ.
- Gửi đi rồi thì đứng yên cho tới khi nhận lại bản mới. Hai máy cùng sửa một tờ giấy thì bản về sau đè bản về trước.
- Bị trả về thì người lập sửa được, để trình ký lại.
- Đủ xác nhận của mọi bên và đã quay về là chốt — không ai sửa nữa, kể cả người lập. Bản đối chứng còn nằm ở máy người phê duyệt; cần đổi thì lập tờ mới, đừng viết đè lên tờ đã ký.
Nút Sửa xám thì app nói thẳng vì sao, không để bạn ngồi đoán.
Danh sách người ký chốt từ lúc lập
Ai ký, ai duyệt, bao nhiêu người — quyết một lần khi lập tờ giấy, rồi khoá cứng. Mấy người kia đang giữ bản của họ với đúng danh sách đó; thêm một người duyệt ở máy mình thì hai bản nói hai chuyện khác nhau mà bên kia không có cách nào biết. Cần khác thì lập tờ mới.
Giữ bao nhiêu vai thì ký bấy nhiêu lần, mỗi vai ở đúng bước của nó. Ký là chốt. Và tới bước của mình mà bấm gửi thì app hỏi lại: gửi bây giờ là người sau nhận một tờ thiếu chữ ký của bạn.
Dọn máy, giữ lại Số EC
Chạm năm lần vào ô Bản cài ở màn hình Cập nhật: một trang riêng để xoá sạch máy mà không mất định danh. Chứng từ, ảnh, bản Word/PDF, thu chi, lịch, ghi chú, trò chuyện, lịch sử làm việc của khách — đi hết. Số EC và khoá thiết bị, danh sách người đã kết nối, kết nối Mee, và Danh bạ — ở lại.
Dành cho lúc muốn làm lại từ đầu trên chính máy này mà không phải kết nối lại với mọi người từ đầu. Trang nói rõ cái gì mất, cái gì còn, rồi mới cho bấm. Không hoàn tác được.
Biết máy chủ đang chạy bản nào
Màn hình Cập nhật thêm dòng Máy chủ Liên lạc. Ba lớp trong máy mà không biết máy chủ chạy bản nào thì lúc gửi không tới, gọi không nối, không ai biết bên nào cũ.
Vai ký đúng việc
- Báo giá, hoá đơn: người lập ký rồi gửi khách. Cần công ty đứng tên thì thêm vai giám đốc hay trưởng bộ phận — và khi đó phải đủ chữ ký mới chuyển thành hợp đồng được.
- Phiếu tiếp nhận: Người tiếp nhận · Người thực hiện · Bên giao. Nhận máy, ghi tình trạng, ký — xong phần tiếp nhận, khách khỏi đứng chờ ở quầy. Tự tay sửa cái máy đó thì khỏi gửi đi đâu: cứ bổ sung dữ liệu rồi ký tiếp vai người thực hiện. Giao cho thợ khác thì chọn tên họ, app chỉ đường.
- Khách ký tay trên bản in, và không chặn quy trình.
Cần thêm người duyệt thì chọn ngay ở bước Ký duyệt lúc lập — sau đó danh sách chốt lại.