Hướng dẫn

Nghiệp vụ chứng từ

Ai lập, chuyển cho ai, ai duyệt, ai hậu kiểm. Tên doanh nghiệp trong trang là ví dụ.

Nghiệp vụ Giấy tờ

Bốn vai

Người lậpCấp 1 — ai cũng lập được
Người duyệtCấp 2, 3 — admin phân vai; tự điền, không đổi
Bên kia bànKhách, hộ bán, bên đầu tư — ký tay trên giấy
Hậu kiểmKế toán trưởng · Đối soát tự động · trang tra cứu

Luật chung

Ký là duyệt.
Ký xong, app tự chuyển người kế tiếp.
Không duyệt: trả lại để bổ sung, hay bác và đóng hồ sơ.
Người đề nghị không tự duyệt khoản chi — trừ khi được phân vai.
Đã ký đủ thì khoá. Tờ tiền đã ký chỉ huỷ, không xoá.
Số chứng từ một dãy chung — hai máy không trùng số.

Nghiệp vụ 1

Thu mua cà phê

Doanh nghiệp A mua cà phê của hộ nông dân, trả tiền mặt hoặc chuyển khoản.

1
Biên nhận cân01/2026/BNC/DNAĐã ký đủ

Ai lậpNhân viên thu mua (tại điểm cân)
Chuyển choTự gửi người phê duyệt khi ký xong
Bắt buộcVị trí GPS · ≥ 2 ảnh · từng bao cân
1. 1Người lập phiếuKý trong appnhân viên thu mua
2. 2Người phê duyệtTheo bảng phân vaitrưởng điểm thu mua
3. 3Bên bánKý tay trên giấyhộ nông dân
2
Phiếu nhập kho01/2026/PNK/DNA · Mẫu 01-VTĐã ký đủ

Lập từBiên nhận cân (gom nhiều tờ được)
Ai lậpNhân viên kho
Chuyển choTự gửi thủ kho
1. 1Người lập phiếuKý trong appnhân viên kho
2. 2Thủ khoTheo bảng phân vaingười giữ kho
3. 3Người giao hàngKý tay trên giấytài xế / hộ bán
3
Giấy đề nghị thanh toán01/2026/DNTT/DNA · Mẫu 05-TTĐã ký đủ

Lập từBiên nhận cân · Phiếu nhập kho
Ai lậpNgười đề nghị (nhân viên thu mua)
Chuyển choTự gửi người duyệt chi
Nguồn tiềnHạng mục ngân sách · hay vốn tự có
1. 1Người đề nghị thanh toánKý trong appnhân viên thu mua
2. 2Người duyệtTheo bảng phân vaikế toán trưởng / giám đốc
4
Phiếu chi01/2026/PC/DNA · Mẫu 02-TTĐã xong

Lập từGiấy đề nghị đã duyệt (tiền mặt)
Ai lậpKế toán
Chuyển choThủ quỹ chi tiền
Chuyển khoảnKhông lập phiếu chi — in mã VietQR trên giấy đề nghị
1. 1Người lập phiếuKý trong appkế toán
2. 2Người duyệtTheo bảng phân vaikế toán trưởng
3. 3Người nhận tiềnKý tay trên giấyhộ bán

Hậu kiểm

Kế toán trưởng — đối chiếu sổ quỹ với phiếu chi đã duyệt
App — Đối soát — tự báo cân trùng, chi hai lần, kg nhập lệch cân, sổ thiếu khoản chi

Nghiệp vụ 2

Ngân sách đầu tư

Doanh nghiệp A xin Doanh nghiệp B (bên đầu tư) cấp vốn thu mua. Duyệt xong mới là "Chờ giải ngân" — tiền về mới là giải ngân.

1
Đề xuất ngân sách01/2026/ĐXNS/DNAChờ giải ngân

Ai lậpNgười đề xuất
Chuyển choTự gửi người phê duyệt
KèmHạng mục · lịch giải ngân · tài khoản nhận
1. 1Người đề xuấtKý trong apptrưởng bộ phận thu mua
2. 2Người phê duyệtTheo bảng phân vaigiám đốc
3. 3Bên đầu tưKý tay trên giấyDoanh nghiệp B
2
Phiếu thu giải ngân01/2026/PT/DNA · Mẫu 01-TTĐã ký đủ

Lập từĐề xuất ngân sách — nút Thu
Ai lậpKế toán (khi tiền về)
Chuyển choTự báo người đề xuất
Mỗi đợtMột phần hay toàn bộ · không vượt số duyệt
1. 1Người lập phiếuKý trong appkế toán
2. 2Người nộp tiềnKý tay trên giấyDoanh nghiệp B
3
Giấy đề nghị thanh toán02/2026/DNTT/DNA · Mẫu 05-TTĐã ký đủ

Lập từĐề xuất ngân sách — nút Chi (chọn hạng mục + chứng từ)
Ai lậpNgười đề nghị
Chuyển choTự gửi người duyệt chi
1. 1Người đề nghị thanh toánKý trong appnhân viên thu mua
2. 2Người duyệtTheo bảng phân vaikế toán trưởng

Hậu kiểm

Doanh nghiệp B — xem tiến độ và bộ hồ sơ trên trang tra cứu (mã 4 số in trên giấy)
App — Đối soát — báo đợt giải ngân trễ hạn, chi vượt số đã nhận

Nghiệp vụ 3

Bán hàng

Doanh nghiệp A bán máy pha cà phê cho Doanh nghiệp B.

1
Báo giá01/2026/BG/DNAĐã gửi

Ai lậpNhân viên kinh doanh
Chuyển choGửi khách qua Liên lạc / Zalo
1. 1Người lập báo giáKý trong appnhân viên kinh doanh
2
Hợp đồng mua bán01/2026/HĐMB/DNAĐã ký đủ

Lập từBáo giá
Ai lậpNhân viên kinh doanh
Chuyển choGiám đốc ký, khách ký
1. 1Đại diện bên bánKý trong appgiám đốc Doanh nghiệp A
2. 2Đại diện bên muaKý tay trên giấyDoanh nghiệp B
3
Phiếu thu02/2026/PT/DNA · Mẫu 01-TTĐã ký đủ

Lập từHợp đồng · Báo giá
Ai lậpKế toán
Chuyển choKhách nhận bản in
1. 1Người lập phiếuKý trong appkế toán
2. 2Người nộp tiềnKý tay trên giấyDoanh nghiệp B

Hậu kiểm

Kế toán trưởng — đối chiếu tiền thu với hợp đồng

Nghiệp vụ 4

Sửa chữa, bảo hành

Doanh nghiệp B gửi máy cho Doanh nghiệp A sửa.

1
Phiếu tiếp nhận kỹ thuật01/2026/PTN/DNAĐã ký đủ

Ai lậpNgười tiếp nhận
Chuyển choKỹ thuật viên nhận việc
Bắt buộc≥ 2 ảnh hiện trạng máy
1. 1Người tiếp nhậnKý trong appnhân viên kỹ thuật
2. 2Người thực hiệnTheo bảng phân vaikỹ thuật viên
3. 3Bên giaoKý tay trên giấyDoanh nghiệp B
2
Biên bản bàn giao01/2026/BBBG/DNAĐã ký đủ

Lập từPhiếu tiếp nhận
Ai lậpKỹ thuật viên
Chuyển choTự gửi trưởng bộ phận kỹ thuật
Bắt buộc≥ 2 ảnh sau sửa
1. 1Bên giaoKý trong appkỹ thuật viên
2. 2Trưởng bộ phận kỹ thuậtTheo bảng phân vaitrưởng bộ phận
3. 3Bên nhậnKý tay trên giấyDoanh nghiệp B
3
Phiếu thu03/2026/PT/DNA · Mẫu 01-TTĐã ký đủ

Lập từBiên bản bàn giao
Ai lậpKế toán
Chuyển choKhách nhận bản in
1. 1Người lập phiếuKý trong appkế toán
2. 2Người nộp tiềnKý tay trên giấyDoanh nghiệp B

Hậu kiểm

Trưởng bộ phận kỹ thuật — xem ảnh trước, sau sửa

Nghiệp vụ 5

Đề xuất mua hàng, dịch vụ

Xin duyệt một khoản chi nội bộ trước khi mua.

1
Tờ trình đề xuất01/2026/ĐX/DNAĐã ký đủ

Ai lậpNgười cần mua
Chuyển choTự gửi người phê duyệt
1. 1Người đề xuấtKý trong appnhân viên
2. 2Người phê duyệtTheo bảng phân vaigiám đốc
2
Giấy đề nghị thanh toán03/2026/DNTT/DNA · Mẫu 05-TTĐã ký đủ

Lập từTờ trình đề xuất
Ai lậpNgười đề xuất
Chuyển choTự gửi người duyệt chi
1. 1Người đề nghị thanh toánKý trong appnhân viên
2. 2Người duyệtTheo bảng phân vaikế toán trưởng

Hậu kiểm

Kế toán trưởng — đối chiếu chứng từ mua với tờ trình

Tờ nào lập tiếp được tờ nào

Tờ gốc	Lập tiếp
Biên nhận cân	Phiếu nhập kho · Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu nhập kho	Giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán	Phiếu chi (tiền mặt)
Đề xuất ngân sách	Phiếu thu giải ngân · Giấy đề nghị (nút Chi)
Báo giá	Hợp đồng · Phiếu thu
Phiếu tiếp nhận	Biên bản bàn giao · Phiếu thu
Tờ trình đề xuất	Giấy đề nghị thanh toán · Phiếu thu